INTRODUÇÃO
A equipe de mais de cem consultores, formada na FCO e posteriormente ampliada na FDG, a partir do início de 1998, teve atuação em diversas instituições na área de saúde. Desenvolveu projetos em Hospitais, Laboratórios, Clínicas, Hemocentros e Secretarias de Saúde, com excelentes resultados para essas instituições.
Nessa fase, era alto o intercambio entre os consultores e projetos. Coordenávamos reuniões mensais, ou quinzenais, com duração máxima de duas horas, para troca de experiências. Na primeira metade, um consultor apresentava o seu projeto e a segunda metade era para debates sobre boas práticas e esclarecimento de dúvidas ou problemas.
Em maio de 1998, por ocasião do início do projeto no hospital Mandaqui, em SP, apresentamos uma palestra, resumindo os projetos desenvolvidos e em andamento de “GQT na Saúde”.
Essa equipe atendeu a dezenas de Unidades de Saúde, muitas localizadas em São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Ceará, Paraíba, Bahia, Para e Paraná. São exemplos, a Santa Casa, o Hospital Moinhos de Vento e Lab. Weimmann (RS) ; Santa Casa S.J. Rio Preto, Hosp. Mandaqui (SP); Hosp. João XXIII, Hemominas, Hosp. Vera Cruz, Hosp. S. Francisco, Secret. Divinópolis, em 99, (MG); Hosp. Geral de Fortaleza; Clinica Bambina, Centro Biomédico Tijuca (RJ); Hosp Jorge Valente (BA). Os excelentes resultados representaram ganhos e economia de recursos, tais como:
- Redução do tempo de espera para atendimento, de 13h para 9 min;
- Redução em 50% na repetição de radiografias;
- Redução de 30% no consumo de caixas de material esterilizado;
- Redução do absenteísmo em enfermaria, de 8,9 para 2%;
- Aumento de 30% no transplante renal e de 100% na capacidade de hemodiálise.
Em 2000/2001, foi desenvolvido o Programa de Gestão para Obtenção de Resultados – PGOR, com o IPSEMG – Instituto de Previdencia dos Servidores do Estado de Minas Gerais, com excelentes resultados na melhoria do atendimento, na redução do custeio e na concessão de benefícios, aumento do número de Nucleos e dos beneficiários do Programa IPSEMG – Família.
Um projeto de grande alcance e de excelentes resultados foi desenvolvido com 7 consultores seniors e 12 consultores assistentes, durante dois anos, com a ANVISA – Agencia Nacional de Vigilância Sanitária, em Brasília. O relatório final foi encaminhado em dezembro de 2003. Esse projeto, ANVISA – FDG, contemplou quatro frentes de trabalho : Formulação Estratégica – Gerenciamento pelas Diretrizes – Reestruturação Organizacional – Gerenciamento da Rotina com Processos Reestruturados.
Em 2002, a FDG realizou o diagnóstico de um projeto na Santa Casa de Belo Horizonte e a Proposta 0833, de julho de 2002, Ele foi patrocinado por várias empresas através da FIEMG. Por decisão de suspender faturamentos, devido a mudança no código civil, esse projeto foi assumido e iniciado em 2003, pelo INDG, recém criado, mas alguns consultores da FDG tiveram oportunidade de colaborar em sua fase inicial.
Por iniciativa e recomendação nossa, a FDG realizou um importante projeto assistencial, na área da saúde, em parceria com a Santa Casa de Caeté, no período de maio de 2005 a meados de 2012. Este projeto, descrito a seguir, permitiu a implementação de um Sistema de Gestão, com profundas mudanças e melhorias nas suas áreas operacionais e administrativas, na sua organização e em sua estrutura.
PROJETO SANTA CASA de CAETÉ
O diagnóstico preliminar evidenciou situação de uma organização administrativa precária e desorganizada, com falta de registros, de controle de processos, inadequação na comunicação, ausência de um sistema de gestão, déficit financeiro crônico, deficiente atendimento à Vigilância Sanitária, instalações físicas desordenadas e uma imagem desgastada, interna e externamente.
O projeto teve início com o objetivo de “ARRUMAR a CASA”, com a adoção de um integrado Programa 5S, doação de moveis e computadores, implantação de um sistema de informática, melhoria na comunicação e o estabelecimento de prioridades e metas para 2005/2006.
Nos primeiros meses do projeto, com o programa 5S e a melhoria da Rotina nas áreas assistenciais, foram alcançados excelentes resultados, tais como: redução de desperdícios, melhoria do layout e do visual, liberação do espaço físico, com áreas mais organizadas, adequação da estrutura de assistência à saúde, melhor ambiente de trabalho com mudança comportamental e crescente motivação.
O primeiro relatório geral, de fevereiro de 2006, já mostrava aumento nas taxas de ocupação na Clínica Médica, na Maternidade e na Pediatria, com aumento de receita.
Para aprimorar o Sistema Gerencial, os principais objetivos, nos primeiros anos, foram:
- Garantir equilíbrio orçamentário;
- Melhorar atendimento ao usuário;
- Melhorar indicadores hospitalares e operacionais;
- Valorizar satisfação dos funcionários;
- Organizar e melhorar a comunicação e interação, interna e externa;
- Revitalizar imagem institucional.
Algumas das principais Frentes de trabalho foram:
- Consolidar Rotina de Processos e padronizar
- Controlar despesas, conter Custos e aumentar receitas
- Modernizar Sistema de Informática
- Treinar as equipes de Atendimento e Tecnologia da informação.
- Reforçar o 5 S e programas participativos
Nessa primeira fase, o ambiente interno e a divulgação dos bons resultados, pelas pessoas e pelos jornais locais, propiciaram a percepção externa e despertaram a atenção para o fato de que a Santa Casa estava em processo de mudanças. Elas transmitiram confiança e credibilidade ampliando o universo de pessoas e empresas que endossaram ou reforçaram, o seu apoio à Instituição.
Nessa ocasião foi realizada uma mudança na área operacional, com a criação de duas Gerencias, a Assistencial (Fins) e a Administrativo-financeira (Apoio). Elas permitiram a descentralização das ações, para agilizar o impacto das melhorias nos resultados.
As conquistas e resultados até 2008 foram surpreendentes, em consequência de uma crescente participação dos funcionários, da administração, do corpo clinico, da provedoria, de organizações como a AVOSCAC, dos poderes públicos e da comunidade.
Em seguida, foi realizada uma ampla REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL, com descrição de cargos e funções e sua implementação; foi, também, elaborado o Regimento Interno.
Em 2008 foi, ainda, desenvolvido o Planejamento Estratégico, desdobrado para o período 2008-2012 até o nível operacional, com metas setoriais e planos de ação. Nessa ocasião, foi também realizada a reforma e modernização de seu Estatuto e constituição de seus Conselhos.
A FDG colaborou na obtenção e acompanhamento de projetos dos Governos, como o PRO-HOSP, do Governo de Minas Gerais, nos recursos obtidos para a Santa Casa de Caeté. Auxiliou na elaboração do projeto, no acompanhamento da aplicação dos Recursos e prestação de contas, também, na Contratualização e renovação dos anuais convênios com a Prefeitura.
Colaborou intensamente em diversos Projetos Especiais, na modernização da ESTRUTURA física, para aprimorar a prestação de serviços. Para ilustrar os excelentes resultados e uma adequada transferência na gestão de projetos, temos os seguintes exemplos:
- Construção e instalação das Reformas do RAIOS-X;
- Construção e expansão da nova lavanderia (equipamentos conseguidos pela AVOSCAC);
- Reforma do Laboratório;
- Reforma da Recepção e Pronto Atendimento;
- Construção inicial do novo refeitório.
Na Lavanderia, ainda foram implementados os projetos de padronização de procedimentos operacionais, gestão da rotina e treinamento do pessoal. Na rotina, colaborou no sistema de segurança e na circulação interna.
Logo após a reestruturação, a FDG, com a equipe da Santa Casa, orientou a realização do projeto de um “Plano de Cargos e Salários”, com descrição de cargos, funções, perfis profissionais recomendados e programa de treinamento e capacitação do pessoal (Matriz de Capacitação).
Todos esses projetos tiveram o objetivo alcançado, tanto nas metas de melhoria na prestação de serviços e dos atendimentos assistenciais, quanto na adequada aplicação dos recursos.
Houve uma redução de 45% no tempo de atendimento ao cliente e uma redução de 11 para 01%, no retrabalho dessas fichas de atendimento, como exemplos do acompanhamento de indicadores implementados.
Foi adotada a prática regular de reuniões entre as partes operacionais e órgãos da área administrativa e assistencial, com envolvimento do corpo clinico, para a elaboração dos planejamentos e o acompanhamento e avaliação dos resultados.
A FDG também participou na elaboração e acompanhamento de projetos, para a obtenção de recursos junto ao setor privado e através de emendas parlamentares. Foram exemplos os recursos de empresas para o Centro de Especializações, o Laboratório e a Hotelaria. Na Funerária, a FDG colaborou para a reforma de suas instalações e no estabelecimento e a implantação do Plano Funerário.
Diversos Cursos foram ministrados ao longo do projeto, como 5 S, Gestão para Resultados, Padronização. Para os dirigentes foi oferecido o Curso de Análise Econômico- financeira Aplicada”.
Alguns Eventos foram realizados para divulgação das mudanças e melhorias, como também realização de entrevistas e publicações locais, para a revitalização da imagem institucional da Santa Casa.
A EQUIPE da FDG teve a dedicação de 14 (quatorze) consultores e 10 (dez) estagiários. Os estagiários foram, todos, recrutados entre universitários residentes na cidade e treinados no projeto; em sua maioria realocados em postos de relevo em organizações das áreas de Saúde e Assistência Social, principalmente, em Belo Horizonte.
Este Projeto foi um excelente exemplo de transferência de metodologia, com a consolidação de uma cultura gerencial eficiente (com metas e resultados), de melhorias na estrutura de atendimento aos usuários, de adequação e crescimento das equipes assistenciais, administrativa e operacional.
A Santa Casa alcançou resultados extraordinários em seus indicadores assistenciais, administrativos e operacionais, com satisfação de seus funcionários e colaboradores, resgatando a imagem da instituição na comunidade.
Orlando Euler de Castro – Agosto de 2020